Política de tratamiento de datos personales

Establecer los principios, los términos y las condiciones para el tratamiento, recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales que, se encuentren en las bases de datos, archivos físicos, digitales y electrónicos de DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.3.1. del Decreto 1074 de 2015.

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. AVISO DE PRIVACIDAD: Contiene la comunicación verbal o escrita, que es estipulada por el responsable del tratamiento de datos y enfocada para el titular de la Información, para el tratamiento de sus datos personales, por el cual se le notifica sobre el tratamiento o usos que se le serán aplicados sobre sus datos, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a la información personal (Ley N° 1377, 2013). BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. CONSULTAS: Solicitud de la información personal del titular que repose en cualquier base de datos usada por la compañía, sobre la cual tiene la obligación de suministrar al titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. DATO PUBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el título IV de la ley. DATO SENSIBLE: ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. RECLAMOS: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por la compañía, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el titular o sus causahabientes. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. TRANSFERENCIA DE DATOS: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. (Ley N° 1377, 2013). TRANSMISIÓN DE DATOS: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro y fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable (Ley N° 1377, 2013).

DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S dará aplicación armónica, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos, a los siguientes principios:

Los principios de la Ley 1266 de 2008 como son:

Principio de veracidad y calidad de los registros o datos Principio de finalidad Principio de circulación restringida Principio de temporalidad de la información Principio de interpretación integral de derechos constitucionales Principio de seguridad Principio de confidencialidad Los principios de la Ley 1581 de 2012 como son:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos Principio de finalidad Principio de libertad Principio de veracidad o calidad Principio de transparencia Principio de acceso y circulación restringida Principio de seguridad Principio de confidencialidad

Las solicitades de información, o cualquier inquietud se puede radicar a través de los siguientes canales:

Correo electrónico servicioalcliente@lanieve.co Correspondencia física: consulte los canales oficiales de contacto publicados en este sitio. Teléfono de contacto: 320 3414212

DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S recolecta los datos personales de los titulares de la Información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el tratamiento necesario para cumplir los compromisos contractuales con sus clientes, proveedores y las entidades vinculadas a ella, con las finalidades que se señalan en la presente política.

Para la recolección de los datos personales, DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S solicitará la autorización de los titulares de la información de conformidad con el formato de autorización, que constituye un anexo del presente documento. El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. Los derechos que le asisten como titular. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento. El responsable del tratamiento deberá conservar prueba de la autorización y de la información suministrada para su obtención. Así mismo, debe entregar copia de la autorización al titular cuando la solicite.

Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos, DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S consulta, complementa y/o actualiza los datos personales, a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores, con el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.

Los datos personales de los titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en las siguientes bases de datos y con la finalidad indicada para cada una de ellas:

Maestra de Clientes: Es una base de datos que almacena toda la información de los clientes de la compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte de la fuerza comercial, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por el área financiera de la Compañía, para evaluar la capacidad financiera y de pago de los Clientes a quienes se le suministran los productos fabricados o distribuidos por la Compañía. Maestra de Proveedores: es una base de datos que almacena toda la información de los Proveedores de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte de los funcionarios del área de compras, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por las áreas financiera y de logística de la Compañía para evaluar la capacidad financiera y de cumplimiento de los Proveedores y determinar aquellos con los que resulte conveniente establecer las relaciones comerciales y jurídicas que instrumentan la prestación de servicios y suministro de bienes que requiera la Compañía para su operación y funcionamiento. Maestra de Empleados: Es una base de datos que almacena toda la información de los Empleados de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: dirección, teléfonos, historial laboral, datos de familia, cuenta bancaria, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte de los funcionarios del área de gestión humana, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por dicha área de la Compañía para efectos de los procesos de vinculación de trabajadores y administración de la relación laboral. En esta base de datos se conservará la información de las personas que dejaron de tener la calidad de empleados hasta por el término legal. En general la compañía utiliza la información suministrada para el desarrollo de su objeto social. En caso de que se vaya a realizar un uso diferente al señalado anteriormente, DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S solicitará de forma previa a los titulares de la Información la autorización correspondiente al tratamiento de los datos personales.

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a la compañía, de conformidad con lo previsto en Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S podrá:

Administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares de Información, con cualquier información de que disponga legítimamente. Consultar y evaluar cualquier información que sobre los titulares de Información se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, de entidades de control, fiscales o similares. Realizar las actividades correspondientes a los fines señalados en la sección anterior de la presente Política de tratamiento de datos personales y todas aquellas conexas a las mismas. Compartir y/o transferir la información recolectada con las compañías subordinadas a ella y con los aliados de negocios con los que establezca relación comercial o jurídica para el desarrollo de su objeto social. DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus clientes, proveedores, empleados y demás personas que tienen relación con la sociedad. Para el efecto, deberá velar por la conservación de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado.

Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los niveles de servicio ofrecidos, DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S requiere transmitir datos personales a entidades vinculadas a ella y a terceros que le presentan servicios de soporte y/o control para su correcto funcionamiento.

Adicionalmente, DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S suministrara, cuando se requiera, la información a sus asesores y consultores para el cumplimiento de las labores que se encomienden a ellos. La transferencia de información se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el debido cumplimiento de la presente política de tratamiento de datos personales.

De forma previa al tratamiento de los datos personales, DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S solicitará a los titulares de la información la autorización correspondiente de conformidad con lo previsto en la presente política de tratamiento de datos personales, utilizando para el efecto los modelos anexos a la misma.

DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S estará obligada a suministrar los datos personales de los titulares de la información, a entidades judiciales o administrativas y a entidades de control, siempre y cuando medie previo requerimiento por parte de ellas. Así mismo, los datos personales de los titulares podrán ser conocidos en razón de procesos de auditoría externa por parte de los revisores fiscales, quienes tienen la obligación legal de mantener su confidencialidad. La información recolectada por DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S se conserva por el tiempo requerido por la normatividad aplicable.

Con el fin de prestar sus servicios y administrar la página web, la aplicación y las páginas vinculadas DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S necesita recoger la siguiente información previa autorización del titular, completa o solo una parte de ella, dependiendo del portal o servicio respecto del cual se realice la recolección:

Nombre(s) Apellido(s) Tipo y Número de documento Correo electrónico personal Correo electrónico institucional (es posible que esta información no se requiera respecto de los Empleados o Contratistas) Nombre de usuario en redes sociales Teléfono(s) fijo(s) de contacto Número(s) celular(es) Número celular disponible para aplicaciones de mensajería instantánea, tales como WhatsApp o similares. Datos de georreferenciación Fecha de nacimiento Estado civil Nacionalidad Dirección de residencia Dirección alterna Empresa donde trabaja Cargo que desempeña RUT o copia del documento de identidad Información Financiera Información bancaria Tipo de cuenta o número de cuenta o fecha de apertura de cuenta y estado o banco o país Información comercial (es posible que esta información no se requiera respecto de Proveedores y Empleados o Contratistas) Ingresos mensuales Egresos mensuales Patrimonio Activos Pasivos Información crediticia y de centrales de riesgo Datos Sensibles: Huella digital Datos biométricos: Tales como imagen o voz, derivados del desarrollo de producciones audiovisuales y/o sonoras; la creación de perfiles personales en la página web o páginas vinculadas; o de comunicaciones telefónicas o virtuales requeridas para recopilar información de los productos comercializadora por DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S Conforme al artículo 12 (b) de la Ley No. 1581 de 2012, se informa que la entrega de estos datos es facultativa. Información de consumo En atención a su comportamiento en la página web, la aplicación y páginas vinculadas, recabaremos información relacionada con sus hábitos de consumo para realizar perfilamientos, proveerle pauta publicitaria, productos y servicios personalizados, así como para brindar un mejor servicio. Lo anterior podrá ser realizado vía cookies, datos de navegación o información entregada directamente.

DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S, cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas, que permiten una administración segura de la información recolectada. Así mismo, contamos con mecanismos de control para verificar el cumplimiento de la presente política de tratamiento de datos personales. La sociedad responsable de la información cuenta con planes de contingencia orientados a mantener la continuidad de la operación y que le permiten administrar situaciones que puedan poner en riesgo la información recolectada.

En este sentido, es pertinente señalar que DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S, cuenta con medidas de seguridad razonables para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de información, de tal suerte que terceros sin permiso no tengan la posibilidad de manipular, sustraer o apropiarse de los datos personales recolectados y almacenados por la sociedad.

Únicamente pueden acceder a la información recolectada de conformidad con lo previsto en la presente política de tratamiento de datos personales las personas autorizadas por DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S.

Las bases de datos que administra DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S, están almacenadas y protegidas en un servidor físico, aislado de accesos no autorizados. La información puede ser consultada únicamente por las personas que tienen claves de seguridad asignadas, las cuales se entregan exclusivamente a los empleados de las áreas responsables de cada una de las bases de datos según se indica en la presente política.

DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S no será responsable por ataques informáticos y, en general, por cualquier acción realizada por terceros que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, ya sea por la compañía o por los terceros con los que ella tenga la relación contractual respectiva.

DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S cumplirá con las instrucciones que en relación con medidas de seguridad determine la superintendencia de industria y comercio conforme al artículo 19 del decreto 1377 de 2013 y las normas que lo complementen, desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.

DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S no recolectará y ni dará tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales, para los datos sensibles las respuestas a las preguntas realizadas sobre datos personales sensibles son facultativas.

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en la ley aplicable. Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. Presentar ante la superintendencia de industria y comercio las quejas por la infracción a la normatividad aplicable. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Las autorizaciones de tratamiento otorgadas para fines distintos de la ejecución propia del contrato o de la relación jurídica o comercial que tenga con DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S, podrán ser revocadas en cualquier momento. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El Titular de la Información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario y/o cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas, entendiéndose por sustancial cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento y los demás previstos en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1581 de 2012 y las normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen.

Para el ejercicio de los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como para revocar la autorización, los titulares de la información pueden hacer sus solicitudes a través de los siguientes canales:

Información sobre trabajadores de la compañía: Email: talentohumano@lanieve.co Información sobre proveedores misionales: Email: proveedores@lanieve.co Información sobre proveedores administrativos: Email: administracion01@lanieve.co Información sobre clientes: Email: cartera@lanieve.co Para realizar peticiones, consultas y reclamos se atenderá de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 12:00M y 2:00 PM a 5:00 PM.

Personas autorizadas Los derechos de los titulares de la información podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:

Por el titular, quien deberá presentar el documento de identidad. Por sus causas habientes, quienes deberán presentar el documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular. Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (poder) y el número del documento de identidad del Titular. Por estipulación a favor de otro o para otro. Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición para actuar frente a DISTRIBUCIONES LAS NIEVE S.A.S.

Se brinda claridad que los casos en que no es necesaria la autorización son los siguientes:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el registro civil de las personas. Trámite de consultas Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Trámite de peticiones o reclamos El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que administra DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo ante el responsable del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El término máximo para atender una petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Solicitud de imágenes y videos. En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:

Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha, hora, lugar y demás información, que facilite la ubicación del fragmento de imagen o video. Justificar la necesidad de la solicitud. Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada para realizar dicha solicitud. En caso de que el interesado sea un tercero, deberá aportar el documento de autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato. El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consulta o reclamo directamente ante DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S, antes de dirigir quejas o reclamos a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los titulares podrán en todo momento solicitar a DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S, la supresión parcial o total de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando ‘’El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la sociedad’’. DISTRIBUCIONES LA NIEVE S.A.S se compromete a realizar la difusión y capacitación sobre la aplicación de la presente política, de tal modo la compañía se reserva el derecho de modificar esta política de tratamiento de datos personales en cualquier momento, cualquier cambio será informado y publicado oportunamente.